Politique relative au traitement des données personnelles des candidats à des fins de recrutement
Dans le cadre de la gestion du recrutement, Paris Habitat, en tant que responsable de traitement, collecte les données personnelles des candidats pour les finalités décrites ci-dessous :
Finalité | Base légale |
La recherche et l’identification de profils pertinents (notamment mise en place de la plateforme permettant le dépôt de candidature externe ou interne, constitution d’une CVthèque) | Intérêt légitime Consentement pour le renouvellement de la conservation des données des candidats dans la CVthèque |
Présélection des candidats (tri, prise de contact et entretiens avec les candidats) | Exécution du contrat (mesures précontractuelles) |
Evaluation des aptitudes et compétences des candidats (notamment test de personnalité et mises en situation réelles dans certains cas uniquement, prise de références) | Intérêt légitime |
Formalisation du contrat de travail | Exécution du contrat (mesures précontractuelles) |
Vérification de l’existence d’une autorisation de travail d’un candidat étranger | Respect d’une obligation légale |
Vérification du casier judiciaire (dans les cas où la nature du poste le justifie) | Intérêt légitime |
Nature des données collectées et leur caractère obligatoire ou facultatif
Les données personnelles traitées dans le cadre d’une candidature sont : noms, prénoms, adresse personnelle, numéro de téléphone, formation, expériences professionnelles, diplômes, distinctions, compte-rendu d'entretiens et plus largement toutes informations et données personnelles communiquées spontanément dans le cadre de la candidature.
Paris Habitat informe également que le profil du candidat pourra être enrichi avec des informations collectées lors de ses échanges avec lui, qu’ils soient écrits, téléphoniques ou qu’il s’agisse d’entretiens physiques, de tests de personnalité et depuis les réseaux sociaux professionnels ou depuis toute source d’information publique, lorsque ces informations sont utiles à la gestion de la candidature.
Les réponses correspondant aux champs munis d'un astérisque sont obligatoires et la non-fourniture de ces données rendra impossible la participation du candidat au processus de recrutement. Dans les autres cas, les données sont collectées de manière facultative et sans conséquence pour l'examen de du dossier de candidature.
Dans le cas où le candidat est retenu et à la suite de la signature de la promesse d’embauche, Paris Habitat collectera les informations et justificatifs nécessaires à la formalisation de son contrat de travail et l’accomplissement de formalités obligatoires (état civil, domicile, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour, etc.). En conséquence, la non-fourniture de ces données rendra impossible la conclusion du contrat de travail et l’embauche du candidat.
Destinataires des données
Chaque candidature est traitée de manière confidentielle. Seuls ont accès aux données personnelles des candidats :
· les personnes impliquées dans le recrutement d’un candidat au sein de la Direction des Ressources Humaines de Paris Habitat ainsi que les managers concernés ;
· le prestataire de Paris Habitat, la société CEGID, éditeur du logiciel DigitalRecruiters ;
· les organismes devant être informés de l’embauche lorsque la candidature est retenue (notamment assurance-chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle) ;
· les conseils de Paris Habitat en cas de litige ;
· les tiers autorisés par la loi, le cas échéant.
Durées de conservation
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement.
· Concernant les données des candidats retenus : elles sont conservées durant le temps de présence du salarié dans l'entreprise. Les données des candidats retenus seront intégrées dans leur dossier administratif et conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci ;
· Concernant les données des candidats non retenus : elles sont conservées dans la CVthèque durant une période de 2 ans à compter de leur dernier contact avec Paris Habitat. Le candidat pourra, à tout moment, s’opposer à ce traitement et demander la suppression de ses données de la CVthèque. A l’issue du délai de 2 ans, Paris Habitat demandera au candidat s’il accepte la conservation de ses données dans la CVthèque pour un nouveau délai de 2 ans. A défaut d’accord, les données seront supprimées.
Hébergement des données
Les données des candidats sont hébergées en France.
Droits des personnes concernées
Conformément à la législation relative à la protection des données, le candidat dispose d’un droit d’accès à ses données, de rectification en cas d’inexactitude, d’effacement des données et, dans certains cas, du droit à la limitation du traitement et à la portabilité de ses données ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données en cas de décès.
Le candidat peut également s’opposer, à tout moment et sans justification, au traitement de ses données ou retirer son consentement pour les traitements qui le nécessitent.
Modalités d’exercice de vos droits
Pour toute question relative au traitement de ses données personnelles ou pour exercer ses droits, le candidat peut contacter la Déléguée à la protection des données de Paris Habitat par courriel à l’adresse suivante : informatiqueetlibertes@parishabitat.fr ou par courrier postal à : Déléguée à la protection des données – DGAI/DPO – 21 bis rue Claude Bernard – 75005 Paris.
Si le candidat estime, après avoir contactés Paris Habitat, que ses droits ne sont pas respectés, il peut adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (www.cnil.fr).