Mission
Au sein de notre Centre des Métiers situé dans le 19ème arrondissement de Paris, vous travaillez au sein d’une équipe de 10 personnes. Vous contribuez à l’amélioration continue de la qualité des formations en garantissant la satisfaction de nos collaborateurs.
A ce titre, vos missions principales seront les suivantes :
Logistique et accueil
- Accueil physique et téléphonique et gestion les échanges par mail ou téléphone
- Accueillir les participants et les formateurs externes (aide à l’installation des outils et au Wifi - ouverture du Centre de Formation à 8h15)
- Mettre en place l'organisation des pauses et des repas pour les stagiaires
- Gérer la logistique du Centre de formation : signaler les pannes techniques et passer les commandes (matériel pédagogique, fournitures de bureau et consommables)
- Veiller à la bonne tenue des salles de formation, à l’affichage et à la propreté des lieux
- Assurer le suivi du règlement des notes de restaurant
- Gestion de la logistique évènementielle : séminaires, campus
Gestion administrative / Mise à jour des bases de données et des outils de gestion dans le cadre de l'implémentation de Cegid formation
- Inscription des participants sur notre outil RH (en lien avec les chargés de formation) et gestion des demandes d'habilitations informatiques si besoin
- Suivi des absences en formation et relances auprès des managers
- Enregistrement des factures et des notes de frais sur la plateforme de notre OPCO / mise à jour du tableau de suivi de la facturation en interne (en lien avec les chargés de formation – tableau Excel de suivi financier)
- Création des dossiers individuels de formation
- Planification et suivi des sessions en lien avec les chargés de formation (création de session et clôture sur notre outil RH)
- Réservation des salles sur le planning et préparation des salles la veille
Profil
Vous disposez d’une formation de niveau Bac à Bac+2 en Ressources Humaines ou assistanat et justifiez d’au moins 2 ans d’expérience sur un poste alliant gestion administrative et accueil. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre rigueur et votre capacité d’organisation. Anticiper les besoins, travailler en équipe et assurer un accompagnement de qualité font partie de vos points forts. Une connaissance du domaine de la formation serait un atout apprécié pour réussir dans ce poste.