Mission
Au sein de la Direction Territoriale Est, l’Assistant de direction H/F assure la gestion administrative, organisationnelle et matérielle de la direction ainsi que le suivi des dossiers et des services attachés à la direction. Il organise et coordonne, la transmission et la rédaction des informations de la direction et s’assure de la cohérence et de la présentation des informations et documents produits par la direction.
A ce titre, vos missions principales seront les suivantes :
Gestion et planification :
o Organiser, planifier et participer aux réunions : venir en appui dans la réalisation des documents de présentation (PPT…) et en effectuer le compte-rendu ;
o Transmettre les consignes du Directeur aux différentes équipes de la direction, s’assurer de la tenue des délais puis en centraliser les informations pour constituer les dossiers ;
o Organiser l’agenda du Directeur en tenant compte des priorités. Gérer les appels, prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire ;
· Organisation et gestion de l’information :
o Réceptionner le courrier, les parapheurs, mails, gérer les différentes plateformes de communication et assurer le suivi et la traçabilité des documents, préparer les éléments de réponse. Assurer la bonne rédaction et la bonne mise en forme des correspondances de la Direction ;
o Apporter son aide dans la gestion des ressources humaines et le suivi des habilitations ;
· Coordination, suivi et gestion administrative de dossiers complexes, impliquant plusieurs interlocuteurs, services ou directions en veillant au respect des délais :
o Suivre et animer les réclamations (affaires Salesforce) en collaboration étroite avec les assistantes d’agences,
o Suivre les saisines élus, DG, Cabinet,
o Suivre les dossiers STH,
o Assurer l’accompagnement administratif des projets DSU
o Être en veille sur le suivi d’activités et se positionner en alerte si besoin,
o Assurer un reporting régulier sur l’activité en cours
o Assurer la coordination et le suivi du rapport d’activité mensuel.
Reporting d’activité
Profil
Titulaire d’un Bac +2 dans le domaine de l’assistanat ou niveau acquis par expérience. Minimum 3 ans d’expérience dans le domaine.
Vous intervenez sur l’organisation d’évènements et maîtrisez les procédures internes, ainsi que les outils bureautiques et les systèmes d’information de l’entreprise. Votre aisance rédactionnelle vous permet de produire des supports clairs, structurés et professionnels.
Doté(e) d’un sens aigu de l’organisation, vous savez gérer les priorités et les imprévus avec autonomie et efficacité. Reconnu(e) pour votre écoute active, votre adaptabilité et votre discrétion, vous agissez dans le respect strict de la confidentialité. Votre bon relationnel vous permet d’interagir avec des interlocuteurs variés et de vous positionner comme un véritable appui auprès de la direction.