Assistant administratif Achats H/F - CDI - Paris 5e

Assistant administratif Achats H/F - CDI - Paris 5e

  • CDI
  • Temps plein
  • Au moins 2 ans d'expérience
  • BTS, Bac+2
  • Assistant

Mission

Au sein de la Direction de la Régie, sous l’autorité du Responsable Administration Gestion et Logistique de la régie, au sein d’une équipe dont la mission est de piloter le processus Achat pour la régie, l’assistant sera chargé de la gestion administrative et comptable des factures, de la gestion des inventaires et des transferts d’affectation. L'assitant sera en binôme avec l'assistante gestionnaire et marchés.


  A ce titre, vos missions principales seront les suivantes :  

  • Participer à la gestion et au suivi des commandes et des achats
  • Assurer le contrôle et le traitement administratif des factures
  • Collaborer à la gestion des inventaires et des réformes de matériel.
  • Gérer les transferts d’affectation des équipements (hors véhicules).
  • Relancer les opérationnels sur les processus de facturation.
  • Prendre en charge certaines opérations comptables spécifiques à la régie.
  • Fournir des états et des rapports pour les budgets et les analyses ponctuelles.
  • Soutenir le suivi administratif des restitutions de matériels avant le départ des collaborateurs.
En qualité de binôme :
  •  Gérer les aspects administratifs des procédures de passation et des actes d’exécution des marchés publics
  • Définir le type de marché adapté au besoin et mettre en œuvre la procédure qui convient.
  • Procéder à l’analyse des offres avec les référents de la Régie selon les types d’achats et rédiger le rapport d’analyse.
  • Préparer les documents administratifs notamment liés aux marchés publics (dossiers de consultation) 

Profil

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +3 en assistanat, comptabilité ou gestion administrative, vous avez au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les principes de la gestion administrative, comptable et juridique et êtes à l'aise avec la rédaction de courriers, comptes rendus et autres documents professionnels.

Vous utilisez couramment les outils bureautiques ainsi que les systèmes d'information internes. Une bonne maîtrise des outils de gestion, de suivi et d'analyse, notamment IKOS et Central PARC, est appréciée.

Organisé et rigoureux, vous savez planifier votre activité, hiérarchiser les priorités et respecter les échéances qui vous sont fixées.

Doté d'un bon sens de l'écoute, vous faites preuve d'adaptabilité et savez analyser les situations afin de proposer des solutions adaptées.

Vous possédez de réelles qualités relationnelles, vous permettant de négocier, convaincre et travailler efficacement en équipe, tout en respectant vos engagements.