Assistant(e) administratif et marchés F/H

Au sein de l’équipe Support de la Direction de l’Exploitation, vous assurez la gestion des marchés et contrats d’exploitation dans le système d’information (progiciel IKOS de chez SOPRA), ainsi que les activités qui y sont liées. Vous prenez en charge également le suivi des entreprises prestataires (titulaires, sous-traitants). Vous travaillez en liaison avec la Direction des Services Financiers et l’ensemble des Directions Opérationnelles utilisatrices des marchés.  

A ce titre, vos missions principales seront les suivantes : 

Gèrer l’exploitation des marchés et contrats d’entretien :

• Création et mise à jour des détails
• Intégration des bordereaux de prix
• Saisie et gestion des avenants

Superviser la révision des prix

Participer au suivi des prestataires et des sous-traitants :

• Création de nouveaux partenaires
• Contrôle et saisie des agréments de sous-traitance

Suivre la transmission des documents obligatoires (attestation d’assurance, déclaration personnel étranger, …) dans l’outil dédié (e-attestations)

Procéder à l’alimentation des bases de données en lien avec l’activité : saisie et mise à jour des caractéristiques des marchés (dates clé, durée, phases de reconduction, interlocuteurs dédiés…).

Assurer la bonne circulation des informations entre les parties prenantes internes (directions opérationnelles, direction des services financiers, direction juridique…) comme externes (prestataires, sous-traitants…).

Diplômé.e d'un Bac +2 à 3 dans les domaines de la gestion immobilière, de l’assistanat, vous disposez d'une première expérience significative dans le domaine. 

Votre maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers, tels qu’Excel, Word ou IKOS, constitue l’une de vos compétences clés.  

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à respecter les délais impartis.  

Votre aisance avec les chiffres vous permet de traiter et d’analyser les données avec fiabilité.  

Vous savez également communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise.  

Enfin, votre connaissance des règles et procédures applicables à votre domaine d’activité, notamment en matière de marchés publics et de vocabulaire technique associé, contribue à la qualité et à la conformité de votre travail.